Zatrudnianie cudzoziemców - Sądecki Urząd Pracy

Zmiany dotyczące procedury oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Od 1 czerwca 2025 r. weszła w życie ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która określa zasady zatrudnienia cudzoziemców na polskim rynku pracy.

Na mocy nowej ustawy wydane zostały przepisy wykonawcze, które weszły w życie od 01.12.2025 r.

Najważniejsze zmiany dotyczące procedury oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, które zostały wprowadzone w 2025 roku

1. Oświadczenia o powierzaniu pracy cudzoziemcom - wszelkie załączniki, wyjaśnienia oraz cała korespondencja w tym zakresie - są składane wyłącznie w formie teleinformatycznej (za pośrednictwem portalu praca.gov.pl).
2. Pracodawca po dokonaniu wpisu oświadczenia o powierzaniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji zanim zatrudni cudzoziemca zobowiązany jest przekazać do Urzędu, który zarejestrował oświadczenie kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim za pomocą systemu teleinformatycznego.
3. Pracodawcy, których oświadczenie zostanie wpisane do ewidencji, zobowiązani są powiadamiać Urząd o:

• podjęciu pracy - w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy
• niepodjęciu pracy - w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w oświadczeniu o powierzeniu pracy
• zakończeniu pracy – jeśli cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończy ją przed dniem zakończenia pracy określonym w zarejestrowanym oświadczeniu (obowiązek również dla oświadczeń wpisanych do ewidencji przed 1 czerwca br.). Zgłoszenie zakończenia pracy będzie skutkowało unieważnieniem wpisu, co oznacza w praktyce, że nie będzie możliwości kontunuowania pracy na tym samym oświadczeniu.

4. Rozszerzona została liczba przesłanek do wydania odmowy wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi np.:

• w przypadku podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi Urząd zobowiązany jest zweryfikować m.in. czy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi:
  • dopełnia obowiązku opłacania składek wobec ZUS lub KRUS;
  • nie zalega z uiszczaniem podatków wobec Urzędu Skarbowego;
  • nie został ustanowiony lub działa w celu ułatwiania cudzoziemcom wjazdu na terytorium RP;
  • posiada środki finansowe/źródła dochodu niezbędne do pokrycia zobowiązań wynikających z powierzenia pracy cudzoziemcowi;
  • nie jest agencją pracy tymczasowej działającą na terytorium RP zgodnie z obowiązującymi przepisami, a praca byłaby wykonywana na rzecz osoby trzeciej (zakaz outsourcingu pracowniczego);
  • w okresie 24 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi udaremniał lub utrudniał kontrolę legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców;​​​​​​​
• w przypadku cudzoziemca, dla, którego podmiot występuje z wnioskiem o wpis oświadczenia o powierzeniu pracy Urząd zobowiązany jest zweryfikować czy cudzoziemiec:
  • został prawomocnie skazany za przestępstwo określone w art. 270, art. 271, art. 272, art. 273 lub art. 275 KK;
  • jest osobą, której dane zostały umieszczone w wykazie cudzoziemców, których pobyt na terytorium RP jest niepożądany i obowiązuje wpis tych danych do wykazu;
  • w okresie 2 lat poprzedzających dzień złożenia wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia cudzoziemiec, który posiadał zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i wjechał na terytorium RP w celu wykonywania pracy, nie wykonywał pracy na terytorium RP, chyba że niewykonywanie pracy wynikało z uzasadnionych przyczyn.
  • spełnia wymagania kwalifikacyjne i inne warunki wykonywania pracy w zawodzie regulowanym – np. prawo jazdy w przypadku zatrudnienia kierowcy;

5. Wizy wydane w celach 01, 02, 11, 14, 20, 23, wizy wydane w celu tranzytu oraz wizy wydane przez inne państwo obszaru Schengen od 1 czerwca 2025 r. nie będą uprawniać do prac na podstawie oświadczenia lub zezwolenia na pracę.
6. Podniesiono wysokość kwoty kar, jak również zaostrzono warunki, które należy spełniać w przypadku powierzania zatrudnienia cudzoziemcom. Kara za nielegalne powierzanie pracy będzie wynosiła nie mniej niż 3 000 zł za każdego cudzoziemca. Zwiększy się również kwota grzywny za niedopełnianie obowiązków informacyjnych wobec Urzędów (w przypadku oświadczenia będzie to kwota od 500 zł do 5 000 zł).
7. Jednocześnie informujemy, że w przypadku oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zmieniła się grupa państw, których obywatele są uprawnieni do korzystania z tej procedury. Z grupy państw, których obywatele są uprawnieni do korzystania wyłączona została Gruzja. 
   Z procedury mogą korzystać obywatele: Ukrainy, Mołdawii, Białorusi i Armenii.
8. Opłata wniesiona w związku z oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wynosi od 01.12.2025 roku 400 zł. Opłata powinna być dokonana z konta firmowego, z podaniem imienia i nazwiska obcokrajowca, na nr rachunku: 44 1050 1562 1000 0024 3681 8724

Procedura składania oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Oświadczenia oraz wszelkie dokumenty dotyczące wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń mogą być składane wyłącznie w systemie teleinformatycznym za pośrednictwem portalu www.praca.gov.pl.

Do oświadczenia należy załączyć:

1. cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie - paszport
2. dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika, potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej - jeżeli podmiotem powierzającym pracę jest agencja
3. dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków - w przypadku zamiaru powierzenia pracy cudzoziemcowi w zawodzie regulowanym (np. prawo jazdy w przypadku kierowcy)
4. dowód wniesienia opłaty, określający cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie wpłata w wysokości 400 zł, dokonana z konta firmowego, z podaniem imienia i nazwiska obcokrajowca, na nr rachunku: 44 1050 1562 1000 0024 3681 8724

W związku z trudnościami z pozyskaniem niektórych informacji (również za pomocą ogólnodostępnych rejestrów) koniecznych do zweryfikowania przesłanek określonych przez ustawę, dotyczących wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, w SUP opracowano wzory oświadczeń, które powinien złożyć podmiot składający wniosek w zakresie wpisu oświadczenia do ewidencji.

5. oświadczenie podmiotu o karalności zgodne ze stanem faktycznym w dniu złożenia wniosku (zał. 1)
6. oświadczenie podmiotu o spełnianiu wymogów ustawowych – podpis elektroniczny (zał. 2)
7. oświadczenie o miejscu stałego pobytu – w sytuacji wniosku składanego przez osobę fizyczną (zał. 3)
8. W sytuacji gdy cudzoziemiec przebywa na terytorium RP podmiot przedstawia cyfrowe odwzorowanie dokumentu potwierdzającego tytuł pobytowy obcokrajowca w RP - np.: wiza, karta pobytu, decyzja
9. W sytuacji gdy w imieniu podmiotu występuje pełnomocnik konieczne jest załączenie także pełnomocnictwa - podpis elektroniczny (zał. 4)
10. W przypadku błędnie dokonanej wpłaty Pracodawca występuje o jej zwrot za pośrednictwem portalu www.praca.gov.pl na wniosku (zał. 5) dołączając dowód wpłaty.​​​​​​​
11. Klauzula informacyjna w zakresie przetwarzania danych osobowych przedsiębiorców, pracodawców, cudzoziemców oraz wskazanych osób uczestniczących w realizacji zadań związanych z wydaniem zezwolenia na pracę sezonową lub dokonaniem wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń (zał. 6).